El lado oscuro de los cafés de colaboración: reservas, reventa y desperdicio

En los cafés de colaboración se puede disfrutar de platos inspirados en una obra, bebidas con los colores de los personajes y una decoración exclusiva en el local. Su gran atractivo es poder entrar en el mundo que veías en pantalla usando incluso el gusto y el olfato.

Cuantas más escenas de comida tenga una obra, más fácil es que este tipo de proyecto funcione. Lo que comían los personajes o los locales que frecuentaban: si aparece descrito en la obra original, el simple hecho de recrearlo ya cobra sentido.

Alinear los platos con amigos, tomar fotos junto a peluches o soportes acrílicos (figuras planas de personajes) y comentar las impresiones.La comida es un producto para saciar el hambre y, al mismo tiempo, una herramienta para que los fans participen en la historia. Por eso concentra expectativas distintas a las de un restaurante habitual.

Tampoco son pocos quienes van solos. En ese caso, a cambio de no tener con quién tomarse fotos, pueden observar con calma los platos y la decoración. La forma de disfrutarlo también cambia según el número de personas.

Si la disposición de las mesas da por sentado que los clientes vienen en pareja, acudir en solitario resulta incómodo. Tan solo contar o no con asientos de barra cambia la variedad de personas que pueden participar.

El efecto de sumar el gusto y el olfato es mayor de lo que imaginamos. Los olores pueden evocar recuerdos autobiográficos con una fuerte carga emocional. En una cafetería temática, la comida forma parte de la experiencia compartida en ese lugar.

Por eso, la experiencia de un café de colaboración tiene una cualidad distinta al recuerdo de haber comprado mercancía.Se mezcla entre los recuerdos de la vida cotidiana como la comida de ese día. Que la distancia con la obra se acorte debe mucho a esta forma de integrarse.

Los proyectos de cafés de colaboración han aumentado y también se han extendido los locales especializados y las empresas operadoras. Sin embargo, muchas iniciativas duran por tiempo limitado, de unas semanas a unos meses. La cocina, el número de asientos y el horario comercial tienen un límite, por lo que no se puede ampliar la oferta de inmediato aunque el evento se vuelva popular.

Visto desde el lado de quienes gestionan el local, este negocio depende de la tasa de ocupación. Aunque esté lleno durante una colaboración popular, se queda vacío en los intervalos entre un proyecto y otro. Se requiere una planificación que mantenga el espacio ocupado durante todo el año.

Estos asientos limitados crean una experiencia especial, pero al mismo tiempo generan disputas por las reservas. Cuando el «ahora o nunca» supera la alegría de participar y se convierte en ansiedad, los fans terminan agotados incluso antes de disfrutar de la obra.

Las razones por las que cuesta aumentar la oferta no son solo limitaciones físicas. Ampliar el equipamiento de cocina o contratar personal nuevo para un evento temporal no resulta rentable.

Es decir, que haya pocos asientos no es mala intención, sino un problema estructural. Si es así, la solución tampoco debería orientarse a añadir mesas, sino a preparar formas de participar distintas al asiento físico.

En cuanto se abren las reservas, el tráfico se concentra en el sitio web y todos los cupos se agotan en poco tiempo. Los asientos conseguidos o los obsequios exclusivos se revenden a precios elevados. Si todo depende únicamente del orden de llegada, la diferencia en la conexión a internet o el uso de programas automatizados se convierte directamente en la diferencia entre poder participar o no.

Para quienes revenden, esta estructura resulta muy conveniente. El costo inicial puede incluir entradas o cargos de reserva, y la demanda no está garantizada. Mientras el sistema no cambie, no hay motivo para que desaparezca.

Al combinar sorteos, verificación de identidad, listas de espera por cancelación, prohibición de transferir reservas y fabricación bajo pedido para la mercancía, se reducen los incentivos para acaparar. Es fundamental no medir el entusiasmo de los fans por la velocidad de su clic.

El orden de llegada se sigue adoptando porque es fácil de implementar y parece justo. Sin embargo, en la práctica el resultado queda decidido por la velocidad de la línea, el dispositivo y si la persona tiene las manos libres a esa hora. Si la venta se abre un día laborable al mediodía, quienes están trabajando parten con desventaja desde el principio.

El sistema de sorteo genera sus propias quejas, pero al menos iguala las condiciones. Se trata de una decisión sobre qué tipo de desigualdad elegir, pues no existe un método completamente justo.

Los menús de colaboración incluyen costos de licencias, decoración, operación a corto plazo y obsequios. Por ello pueden resultar más caros que en la restauración habitual. Sin embargo, si no se transmite el motivo del precio y hay una gran diferencia entre la foto de muestra y el plato real, los fans sienten que «les vendieron algo caro aprovechándose del nombre de su oshi».

La operación por tiempo breve también juega en contra en el plano humano. Reunir personal para unas pocas semanas, compartir conocimientos sobre la obra y preparar menús a los que no están acostumbrados: no es raro que llegue el primer día sin haber tenido tiempo suficiente.

Problemas como la demora en el servicio, una temperatura inadecuada o una información de alérgenos difícil de entender pertenecen a la calidad gastronómica básica, previa incluso a la ambientación de la obra. No pedir que el amor por el oshi haga tolerar fallos básicos en la comida: esa es la condición mínima para que los proyectos perduren en el tiempo.

Los fans de una obra no quieren hablar mal de algo que lleva el nombre de lo que aman. Por eso muchas personas callan aunque estén insatisfechas. Conviene no malinterpretar la ausencia de quejas como prueba de satisfacción.

Aceptar el precio depende más de que exista una explicación que del importe en sí. ¿Incluye un obsequio, cubre la decoración o incorpora derechos de licencia? Si está indicado, se acepta aunque sea caro; si no se explica, el mismo monto genera descontento.

Ocurre lo mismo con los retrasos al servir. Más que el hecho de que tome tiempo por la aglomeración, lo que genera malestar es no saber cuánto falta esperar. Tan solo ofrecer una previsión cambia considerablemente la percepción.

Cuando se entrega un obsequio aleatorio por cada pedido, aparecen personas que piden más de lo que pueden comer para conseguir el diseño que desean. Aunque se culpe únicamente a quien deja comida, el problema continuará si no cambia el mecanismo que incentiva los pedidos múltiples.

Buscar un diseño concreto puede llevar a realizar varios pedidos. Si los diez diseños son equiprobables y cada entrega es independiente, la probabilidad de obtener el deseado es del 10 % por pedido; podría salir en el primero y ningún número finito de pedidos lo garantiza.

Separar los obsequios de los platos, crear menús donde se pueda elegir el regalo, fijar un límite de pedidos diarios o sustituirlos por productos para llevar. Es responsabilidad de la organización ofrecer opciones para no tirar alimentos antes siquiera de que se haga el pedido.

Este problema se repite porque diseñar la entrega de obsequios en proporción al número de pedidos es la vía más sencilla para aumentar las ventas. Si se cambia el sistema, existe la posibilidad de que la facturación baje, y el punto decisivo está en si se puede asumir ese costo.

Sin embargo, cuando se difunden fotografías de comida desechada, la pérdida supera con creces las ventas de ese momento. Debería considerarse como una situación en la que se ponen en la balanza los ingresos a corto plazo y la protección del nombre de la obra.

En un espacio en línea pueden participar fans que viven lejos y no se produce desperdicio de alimentos. Con un formato en el que se renueva parte de un local permanente, también se reduce la carga de crear desde cero las instalaciones y el servicio en cada evento de corta duración. No se trata de eliminar la experiencia presencial, sino de dividir los espacios según el propósito.

También hay iniciativas para aumentar las ediciones en distintas regiones. Si todo se limita a las grandes áreas urbanas, quién puede participar queda determinado por su lugar de residencia. Un formato similar al de una exposición itinerante reduce este desequilibrio.

La experiencia gastronómica en el mundo físico, la exposición y la convivencia en línea, y la mercancía mediante producción bajo pedido. Al no concentrarlo todo dentro de un único recinto, tanto quienes pueden acudir al local como quienes no pueden hacerlo logran entrar en ese universo a su manera.

Los locales permanentes también conllevan desafíos. Cuando se sabe que se puede ir en cualquier momento, el motivo para acudir pierde fuerza. La emoción de lo temporal y la tranquilidad de lo permanente son difíciles de compatibilizar.

Lo más realista sería mantener un espacio permanente e ir renovando su contenido. Así se reutilizan las instalaciones mientras la temática cambia. No empezar de cero cada vez ayuda a estabilizar la calidad del servicio.

Los cafés de colaboración son lugares especiales donde se puede saborear el universo de una obra con los cinco sentidos. Para proteger ese carácter especial durante mucho tiempo, no hace falta la resignación de los fans, sino un sistema en el que sea fácil participar, se pueda terminar la comida y las explicaciones lleguen con claridad.

También hay cosas que están en manos de los fans. Pedir una cantidad que se pueda terminar, no ocupar la mesa más tiempo del debido y tener consideración con el entorno al tomar fotografías. La conducta de cada persona influye en que pueda celebrarse o no el siguiente evento.

Ahora bien, un diseño que dependa únicamente de la buena voluntad de los fans no es sostenible. El trabajo de la organización consiste en preparar de antemano un sistema que se pueda cumplir sin exigir esfuerzos excesivos.